Справка

С чего начать

Зарегистрируйтесь на сайте и откройте «Все фирмы». Заведите фирму: название и страну — от страны зависят валюта и вид налоговых номеров. Первая фирма открывает 30 бесплатных дней.

Затем раздел «Люди»: заведите сотрудников со ставкой и условиями оплаты. Если у многих условия одинаковые, удобнее «Категории»: ставка и порядок набираются один раз на группу.

Название, страну, часовой пояс и адрес можно поменять во вкладке «Фирма». Там же фирму можно удалить.

Сотрудник и приложение

Приложение N1Time для работника бесплатное. Чтобы связать его с фирмой, откройте карточку сотрудника и сделайте код приглашения — шесть знаков.

Человек ставит приложение, выбирает «От фирмы» и вводит этот код. Карточка оплаты приезжает к нему сама, настраивать ничего не нужно. Отметки прихода и ухода и расходы из приложения попадают в ваш табель.

Терминал у двери

Терминал — планшет или компьютер у входа, по желанию со считывателем карт. В разделе «Терминалы у входа» заведите терминал и получите код. На самом терминале откройте страницу терминала сайта и наберите этот код: он годен час и набирается один раз.

У двери отмечаются картой, личным кодом из приложения или почтой с паролем сайта. Если карту могут одолжить, включите ПИН. Терминал можно развернуть на весь экран, а после перезагрузки он поднимается сам.

Карты и личные коды

Карту выдают в карточке сотрудника: приложите её к считывателю, подключённому к компьютеру, и номер впечатается сам. Пометка вроде «синяя карта» или «брелок» помогает не путать, когда их несколько.

Личный код — пропуск без карты. Сотрудник видит его в приложении и может сам сменить раз в неделю; вы можете выдать новый в любой момент, прежний сразу перестаёт работать.

Если забыли отметить уход

Смена без ухода через 16 часов после прихода считается забытой: вам и сотруднику приходит уведомление. Поправьте время ухода в табеле.

Месяц, в котором осталась смена без ухода, закрыть нельзя: такие часы посчитались бы в ноль, и человек узнал бы об этом в получку.

Табель и закрытие месяца

Табель показывает часы, переработку и сумму на руки по каждому сотруднику. Это предварительный расчёт: окончательную сумму определяет бухгалтерия. Кнопка «День» показывает, кто пришёл сегодня.

Выплатили — закройте месяц. Он замрёт: ни приложение, ни терминал, ни вы больше ничего в него не допишете, а итог сохранится как был. Открыть месяц обратно можно, но нужно указать причину, и след об этом останется.

План смен

Раздел «План смен»: неделя таблицей, строки — люди, столбцы — дни. Добавьте смену человеку на день, уберите крестиком; отпуск и больничный видны прямо в клетке. Смена, где конец раньше начала, — ночная.

График обычно повторяется, поэтому есть кнопка «Скопировать прошлую неделю»: смены лягут на те же дни недели, уже стоящие не удвоятся, уволенным не поставятся.

Работники видят свои смены на четыре недели вперёд в приложении, в разделе «График». План — обещание, а не табель: часы и деньги считаются по отметкам.

Расходы

Сотрудник вносит расход в приложении и прикладывает снимок чека. В разделе «Расходы» вы одобряете его или отклоняете с причиной — отклонённый расход человек может исправить и прислать снова.

Личные траты, которые фирма вернула, отмечаются как возмещённые.

Отпуск и больничный

Раздел «Отсутствия»: отпуск, больничный по заявлению, больничный от врача, отгул без оплаты. Человек подаёт заявку из приложения, вы одобряете или отклоняете её; внесённое вами самими сразу одобрено.

У каждого видно, сколько дней отпуска положено в году, сколько взято и сколько осталось. Норма — обычная для страны фирмы, в карточке человека её можно поправить. Дни считаются рабочими (без выходных и праздников фирмы), а в Украине и России — календарными.

Дни отсутствий попадают в выгрузку для зарплаты. Деньги за отпуск и больничный программа не считает: правила у стран разные, посчитайте их в своей зарплатной программе.

Несколько бухгалтеров

В разделе «Доступ» можно дать доступ ещё одному человеку: нужна почта или имя входа, под которым он уже зарегистрирован на сайте. Такой человек видит табель и правит его. Забрать доступ можно там же.

Работники сюда не входят — у них приложение. Удалить фирму может только её хозяин.

Подписка

Приложение для работников бесплатное, платит фирма. Первая фирма получает 30 дней бесплатно — один раз на учётную запись.

Одна подписка — это одна фирма до 50 сотрудников; больше — по договорённости. Сроки: полгода, год или два года. За 10 и за 5 дней до конца и в последний день приходит напоминание.

Когда подписка закончилась, отметки у двери и в приложении продолжают записываться, а кабинет фирмы закрывается до оплаты. Данные не пропадают.